Veel gestelde vragen

In de Gymfed Clubapp werd een handleiding verwerkt. Heb je over een bepaalde pagina/functionaliteit een vraag?
Klik bovenaan rechts op het '?' Niet gevonden? Contacteer onze helpdesk via leden@gymfed.be

Clubapp zou moeten werken op de meest gangbare browsers op dit moment (Chrome, Safari, Edge,...) en alle devices (Desktop, laptop, GSM,..)

Als e-mail gezinshoofd is ingevuld en er is een account beschikbaar, kan je inloggen en zal je profiel en deze van de andere gezinsleden meteen zichtbaar zijn.
Als enkel e-mail lid is ingevuld, kan je ook inloggen met dat e-mailadres, maar ga je verder via de groene knop ‘Toevoegen nieuwe Inschrijving’.

Op het volgende scherm kan je dan je profiel opzoeken en koppelen via je familienaam & geboortedatum.

De module ‘Online inschrijven’ toont heel veel informatie tegelijkertijd en is niet echt responsive. Daarom werd er bij de ontwikkeling gefocust op een optimale opmaak voor PC of tablet. Online inschrijven via de smartphone levert vaak problemen op en is dus ten zeerste af te raden.

Nieuw dit jaar! We vragen alle clubs de overdracht uit te voeren voor 31/5!

De cluboverdracht (zie rubriek 'Clubs' -> 'Cluboverdracht') is het proces waarbij een aantal gegevens van het afgelopen seizoen gekopieerd worden naar het nieuwe seizoen.
Dit heeft tot doel de workload voor de start van het nieuwe seizoen te beperken.

Als je een cluboverdracht uitgevoerd hebt: 

  • Kan je de nodig info (trainingsgroepen, lidgelden,...) aanpassen voor het volgende seizoen
  • schakelt het online inschrijven over naar het nieuwe seizoen, gebruik makend van de nieuwe lidgelden van het seizoen, indien er nog leden ingeschreven moeten worden in het huidige seizoen dan kan dit manueel via 'nieuwe inschrijving'. Voor het huidige seizoen kunnen de leden niet meer online inschrijven!
  • Vanaf 1 juli schakelen alle schermen in de applicatie over naar het nieuwe seizoen.

Meer info: 

https://helpdesk.gymfed.be/clu...


Is voorlopig nog niet opgenomen, dit wordt meegenomen bij een volgende release van de wedstrijdmodule aangezien dit implicaties heeft op verschillende domeinen. Vragen of bezorgdheden rond genderidentiteit, contacteer Gymfed!

Voor alle rapporten en lijsten kan je terecht wordt gewerkt met de PowerBI-omgeving. Deze werd ingebouwd in de rubriek 'Communicatie & Rapportage'
Ga naar 'Communicatie & rapportage' -> 'Rapporten' -> Club export -> onderaan de pagina kan je de gevraagde lijst terugvinden -> 'Inschrijvingen', 'Licenties', 'Groepen',...

Kan zeker. Je kan deze toevoegen via het 'lidprofiel' 'fubriek 'Leden -> Ledenlijst -> klik op de naam in de lijst- -> Voeg een opleiding toe via de blauwe button '+ Externe opleiding toevoegen'.

Clubs die geen gebruik maken van de online inschrijvingsmodule van Gymfed dienen het Rijksregisternummer NIET op te vragen. Hier hebben we immers nog geen wettelijk kader voor.
Bij de manuele inschrijvingen (en ledenoverdracht) hoef je als club hier dus geen rekening mee te houden. De velden zijn ook niet voorzien.

De mutualiteitsattesten kunnen pas verstuurd worden na goedkeuring van de inschrijving en als ze ‘lid federatie’ zijn.
Via de rubriek ‘Leden -> Mutualiteitsattesten’ kan je eenvoudig de attesten versturen.
zie: https://helpdesk.gymfed.be/leden/mutualiteitsattesten/

De mutualiteitsattesten worden verzonden naar het 'e-mail gezinshoofd'. Kijk na of het lid zich niet heeft uitgeschreven in de back office van de module MailChimp.
Soms komt de mail ook in 'spam' of 'ongewenste e-mails' terecht.

Dat kan vanaf de seizoen overdracht, deze gebeurt op 1 juli. Vanaf deze datum worden ook alle schermen automatisch in het nieuwe seizoen geplaatst. 

Momenteel kunnen onze bestaande leden al inschrijven voor volgend sportjaar. Nieuwe leden kunnen dit pas later doen.
Maar wat met broers en zussen van bestaande leden die nog geen lid zijn. 

Het bestaande lid zal kunnen inschrijven, broers en/of zussen die nog geen lid zijn, zullen pas vanaf de datum ingesteld door de club voor inschrijving nieuwe leden kunnen inschrijven. 
Eventuele kortingen zullen in rekening gebracht worden als er ingelogd wordt met hetzelfde 'e-mail lid gezinshoofd'.

Om een correcte ledenaangifte vanuit Gymfed naar Sport Vlaanderen (subsidiërende overheid) te kunnen waarborgen wordt gebruikt gemaakt van het rijksregisternummer bij het online inschrijven. 

Gymfed is, een in Vlaanderen erkende en gesubsidieerde sportfederatie, die gemachtigd is om het rijksregisternummer te gebruiken ter identificatie van de leden op basis van het decreet van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector. De rijksregisternummers zijn niet zichtbaar voor de clubs.

Een eerste groep van het rijksregisternummer bestaat uit zes cijfers en stelt de geboortedatum voor. Leden die opnieuw inschrijven waarvan de geboortedatum niet correct is in de Clubapp zullen een foutmelding ontvangen. 

Na het corrigeren van de geboortedatum (door de club) in het lidprofiel zal het lid kunnen inschrijven.

Deze bedragen van ‘Lidgeld’, ‘Licentie’ en ‘Verhoogde waarborg’ worden éénmaal aangerekend en hierop zijn geen kortingen van toepassing. De algemene bedragen liggen vast als de eerste betaling gebeurd is en kunnen niet meer aangepast worden, bijvoorbeeld bij eventueel latere inschrijvingen in het seizoen.

Het is aanbevolen om de algemene bedragen op te nemen in het bedrag van de trainingsgroepen als ook licenties mee te rekenen in de trainingsgroepen die aan competities deelnemen waar een licentie vereist is.

Hieronder vindt u de link naar de module online inschrijven. Eens de club de link naar de module ‘Online inschrijven’ heeft, blijft deze link ongewijzigd (en kan deze dus ook de komende seizoenen gebruikt worden).

https://inschrijvingen.gymfed....

Eventuele doorverwijslinks waarin ‘SeizoenID’ wordt vermeld mogen NIET gebruikt worden!

Dit lidgeld wordt, zowel in de Clubapp als bij het online inschrijven, enkel aangerekend indien het lid ingeschreven wordt als gymnast in een trainingsgroep. Er worden geen lidbedragen aangerekend voor bestuurders, trainers of medewerkers.

Het is voor de leden niet mogelijk om via ‘Online inschrijven’ zelf aan te geven dat ze een wedstrijdlicentie wensen. Deze kost moet dus achteraf nog apart verrekend worden. Daarom adviseren we om, indien mogelijk, de licentiekost meteen te verrekenen in de kost van de trainingsgroepen.
Via de goedkeuringslijst kan de club bij het goedkeuren van de inschrijving licenties toekennen.

Neen, dit is niet mogelijk. Bedoeling is dat de inschrijving geweigerd wordt en er opnieuw correct wordt ingeschreven. Wat ook mogelijk is: lid goedkeuren en daarna aanpassen en/of verplaatsen van groep.
Let op: dit kan implicaties hebben op de lidgeldberekening!

Inschrijvingen die per ongeluk uit de goedkeuringslijst werden verwijderd (i.p.v. goedgekeurd), kunnen gerecupereerd worden via ‘Terugplaatsen naar goedkeuringslijst’. Via dit tabblad kunnen verwijderde inschrijvingen teruggeplaatst worden. Het is niet mogelijk om in de lijst 'Terugplaatsen naar goedkeuringslijst' inschrijvingen definitief te verwijderen. Ze blijven in deze lijst staan voor het volledige seizoen. 

Neen, dit is niet mogelijk. Deze lijst blijft een volledig seizoen bestaan en wordt met de volgende cluboverdracht verwijderd.

In het scherm ‘Trainingsgroepen’ kan er ingegeven worden hoeveel plaatsen er zijn in een bepaalde trainingsgroep (bv. 20 plaatsen). Om te bepalen of een groep vol zit, wordt er gekeken naar 2 cijfers:

  • Het aantal leden dat nu al in de trainingsgroep is ingeschreven
  • Het aantal leden dat zich hiervoor heeft ingeschreven, maar nog niet goedgekeurd werd

Deze cijfers bepalen of de groep nog getoond wordt bij toekomstige inschrijvingen. Is de som van beide cijfers in dit geval 20, dan zal de groep als ‘Volzet’ weergegeven worden.

Van zodra leden goedgekeurd zijn als ‘lid federatie’ komen deze terecht in bij ‘Mutualiteitsattesten’ (rubriek ‘Leden’ van de Clubapp).
Via deze weg is er de mogelijkheid het attest te downloaden, door te sturen via mail of de download ter beschikking te stellen door in te loggen op https://www.gymfed.be/
Ze worden dus niet automatisch verstuurd.

De trainingen die je configureert in de ClubApp kan je ook zien in het online inschrijven door op het uitvouw pijltje te klikken. De klant kan de trainingsgroepen zien die voor zijn/haar kind geconfigureerd werd op basis van geboortedatum.

Voor het volledige programma verwijzen we graag naar het overzicht/uurrooster van de club op de website, folder,… .
Zorg er voor dat de namen van groepen in het online inschrijven overeenkomen met info op het uurrooster.

    De datum van aansluiting wordt door een aantal clubs bijgehouden in een ‘vrij veld’ om bijvoorbeeld leden te huldigen bij x-aantal jaren aansluiting. Meestal wordt dit door de verantwoordelijke van de Clubapp ingevuld bij goedkeuring van de inschrijving. Als je dit veld niet ‘seizoensgebonden’ maakt (geen vinkje bij ‘Seizoensgebonden’, zie image hieronder) hoef je dit slechts 1x in te vullen en wordt deze info meegenomen in het lidprofiel bij de aansluiting in een volgend seizoen.

    Dat kan je kiezen. Als er veel groepen zijn, is het handig voor de ouders/leden dat enkel de groepen tevoorschijn komen waar ze voor kunnen inschrijven naargelang hun leeftijd. 
    Als er geen data wordt ingevuld voor de trainingsgroep, zal deze zichtbaar zijn voor iedereen die wenst in te schrijven.

    Er zijn personen die wel of niet bewust foutief inschrijven in vb. wedstrijdgroepen. Eer is geen mogelijkheid om besloten groepen af te schermen. 

    In de praktijk lossen clubs dit als volgt op:

    Mogelijkheid 1:

    • Communiceren van de link voor het online inschrijven enkel naar de competitiegymnasten met deadline voor inschrijving.
    • Communiceren van de link voor het online inschrijven zonder vermelding van de competitiegroepen. Bij de groep wordt bij ‘Groep wijzigen’ de optie ‘Opnemen bij online inschrijven’ niet aangevinkt.

    Mogelijkheid 2:

    • Vermelding van ‘ENKEL NA SELECTIE’ bij de naam van de trainingsgroep.

    De tool is voorzien voor de effectieve inschrijvingen. Voor de proeflessen kan er eventueel als volgt gewerkt worden:

    Mogelijkheid 1:
    Proeflessen worden georganiseerd op het einde van het seizoen (i.p.v. september). Op deze manier heeft de ouder/gymnast tijd om de keuze te maken.

    Mogelijkheid 2:
    De link voor inschrijven wordt pas ter beschikking gesteld na afloop van de proefperiode.

    Mogelijkheid 3:
    In de meeste clubs schrijven 90% van de kinderen die een proefles volgen in. Je kan hen laten inschrijven en bij eventuele vroege uitschrijving het lidgeld eenvoudig via Mollie terugbetalen. Zorg hier voor een duidelijke communicatie.

    Bv. je kan enkel demo doen als je ingeschreven bent voor een competitiegroep.
    Dat is niet mogelijk, hier is een duidelijke communicatie naar de leden belangrijk. Eventueel kan je in de titel van de groep ‘Alleen voor leden competitie’ of 'NA SELECTIE' toevoegen.

    Dit is momenteel vastgesteld op 0.39 euro per transactie. Dit wordt aan de club gefactureerd.
    Tip: verreken een extra admin- en transactiekost van X euro in het lidgeld!
    Tarieven Mollie

    De terugbetaling van deze lidgelden kan je eenvoudig regelen via Mollie.

    Je kan een pashouder met geldig kansenstatuut altijd herkennen als je zijn/haar kaartnummer ingeeft in balie.uitpas.be. Je ziet dan altijd op zijn/haar profiel als hij/zij recht heeft op kansentarief.

    Betaling per semester kan je eventueel instellen via de functionaliteit ‘Kortingen startdatum’.
    zie: https://helpdesk.gymfed.be/club/lidgelden/kortingen-gezinstarief/

    Wordt automatisch berekend voor alle leden die hetzelfde ‘e-mailadres gezinshoofd’ hebben.
    Dit ongeacht het statuut (trainer, bestuurslid, gymnast, medewerker)
    vanaf X-e gezinslid = € of % korting/per lid
    Vanaf Y-e gezinslid = € of % korting/per lid

    Voorbeeld 1
    Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
    Vanaf 2e lid € 10 korting per lid

    1e lid = geen korting
    2e lid = € 10 korting lid
    3e lid = € 10 korting lid
    En elk volgend lid heeft recht op € 10 gezinskorting


    Voorbeeld 2
    Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
    Vanaf 2e lid € 10 korting per lid
    Vanaf 3e lid € 0 korting per lid

    1e lid = geen korting
    2e lid = € 10 korting lid
    3e lid = € 0 korting lid
    En elk volgend lid heeft geen recht op gezinskorting

    Neen, deze zijn niet beschikbaar in het online inschrijven. ‘Extra type bedragen’ zijn supplementen of kortingen die uitgedrukt worden in een bedrag of een percentage. De bedoeling van deze functionaliteit is dat er na inschrijving nog een mogelijkheid is om bestaande lidgelden te corrigeren.

    Meer info

    De functionaliteit 'UIT-pas' en andere vrijetijdspassen en vouchers kunnen toegevoegd worden bij 'Andere betalingsmogelijkheden' (zie in de Clubapp rubriek 'Club' -> 'Clubinstellingen inschrijven' -> Andere betalingsmogelijkheden -> klik op de blauwe knop '+ andere betalingsmogelijkheid toevoegen'. 

    Kunnen we bijvoorbeeld de 'kortingen gezinstarief' in absolute cijfers (vb. €30) instellen en de 'korting startdatum' procentueel (vb. 10%).

    • Je kan inderdaad bij de verschillende type kortingen gebruik maken van absolute of procentuele kortingen. Voorbeeld: 'kortingen gezinstarief' absoluut en 'korting startdatum' procentueel.
    • Je kan binnen eenzelfde korting (vb. korting startdatum) niet gaan combineren met absoluut en procentueel!
    • Per kortingstype dien je een keuze te maken.

    De club kan er voor kiezen om een 'andere betalingsmogelijkheid' toe te staan. Voorbeeld: betaling via Uitpas, Sportcheques van de gemeente, voucher,…
    Dit bedrag/percentage wordt afgetrokken van het openstaande saldo. Bij meerdere inschrijvingen worden de saldo’s opgeteld en past het systeem de korting toe op het opgetelde saldo.

    Als je een groep inactief zet (vinkje uit -> zie hieronder), maar wel het vinkje “opnemen bij online inschrijven” wordt deze groep niet weergegeven bij het online inschrijven.
    Om de groep zichtbaar te maken voor de 'klant' is het dus noodzakelijk dat beide opties aangevinkt staan.

    Het is zo dat we jaren geleden met MailChimp zijn gestart omdat deze tool gratis werd aangeboden en veel mogelijkheden had. De laatste jaren zien we dat het gratis-verhaal ook hier onder druk komt te staan en MailChimp zijn gratis aanbod afbouwt. Andere tools werden in overweging genomen maar MailChimp is voor het gebruik in de clubs toch de beste optie gebleken.
    In maart 2023 heeft MailChimp het aantal gratis te verzenden mails aangepast. Voor veel clubs zal dit voldoende zijn, echter vooral voor de grotere clubs  zal het aantal credits mogelijks niet voldoende zijn om het aantal te verzenden mails te dekken. Bekijk voor jouw club de beste optie!

    Mollie rekent per betaling een transactiekost van 0.39 euro (juni 2024).

    Er is een transactiekost voor mollie per transactie, Mollie houdt dit bedrag af van de uitbetaling aan de club. Ze betalen dus minder uit aan de club dan er betaald werd door de klant/lid. Op het einde van de maand kan je dan in je Mollie portaal de factuur downloaden voor deze kosten.

    Controleer of de verzonden e-mail in het overzichtsscherm van de mailmodule zichtbaar wordt.

    Indien de verzonden mail zichtbaar is (rood kader), kan je volgende acties terugvinden bij de vraag 'Mail niet ontvangen en zichtbaar in het overzichtsscherm'
    Als het niet zichtbaar is, zie vraag: 'Mail niet ontvangen en niet zichtbaar in het overzichtsscherm'

    Deze mail is toegevoegd als campagne in Mailchimp en dus goed verzonden. Hier kan nog een probleem voordoen met enkele specifieke gebruikers.

    • Het contact heeft zich uitgeschreven van de mailinglijst. Via volgende handleiding kan je het contact terug uitnodigen om mails te ontvangen:

    Resubscribe a Contact: https://eepurl.com/dyimyD

    • De mail is bounced, not delivered (fout mailadres), … De status van je campagne kan je bekijken op Mailchimp. Via een rapport wordt het snel duidelijk wat de status van één specifieke ontvanger. Via volgende handleiding kan je het rapport terugvinden:

    About Email Reports: https://eepurl.com/dyij5L

    Is er geen Mailchimp-account aangemaakt: zie FAQ 'Aanmaken van een Mailchimp-account'.

    Ik heb reeds een Mailchimp account
    In dit geval moet je controleren of de API-key dezelfde is of in de ClubApp. De API-key kan als volgt gevonden worden in Mailchimp:
    About API Keys: https://eepurl.com/dyijVH
    In de ClubApp moet deze hier aangevuld worden:

    Indien er nog steeds geen mails bij de ontvanger toekomen, controleer volgende 2 punten:

    1. Aantal audiences
      Een mogelijke reden waarom mails niet verstuurd worden is het aantal audiences in je Mailchimp account.
      Dit is met onze applicatie beperkt tot 1.
    2. Het aantal gebruikers en mails die je kan versturen
      Een mogelijke reden waarom mails niet verstuurd worden is de limiet van je Mailchimp-account.
      Je kan de contactlijst volledig opkuisen door te navigeren naar All Contacts die je kan vinden onder Audience.
      Hierna klik je op het pijltje waar je op ‘Select All’ kan klikken waardoor je alle contacten geselecteerd hebt.
      Hierdoor komen er ‘3 bolletjes zichtbaar’. Bij het klikken hierop krijg je de mogelijkheid om de contacten te verwijderen.
      Bij de volgende mailing wordt de contactenlijst terug automatisch aangemaakt door de ClubApp.

    Meer informatie hoe je dit kan terugvinden vind je via volgende link:
    About Mailchimp Pricing Plans: https://eepurl.com/dyikcz

    Hier heb je 2 opties:

    Je vraagt aan de federatie om een Mailchimp account te maken via leden@gymfed.be
    Je maakt zelf je Mailchimp account aan, dit doe je als volgt:

      • Stap 1 Vul het mailadres van de club aan het Clubprofiel; vanaf dit mailadres wordt er verstuurd!
      • Stap 2 Maak een account aan op Mailchimp.com, zie volgende link:How to Create an Account: https://eepurl.com/dyilgr
        Begin altijd met een gratis account! Voor uitleg van de mogelijke plannen zie:
        About Mailchimp Pricing Plans: https://eepurl.com/dyikcz
      • Stap 3 Genereer een API-key en koppel deze in de ClubApp, zie volgende link:
        About API Keys: https://eepurl.com/dyijVH
        De API-key van daarnet mag je nu toevoegen op de volgende plek in de clubapp:
      • Stap 4 Stuur een mailtje vanuit de mailmodule naar een mailadres (bijvoorbeeld die van jezelf).
        Deze mail zal niet toekomen.
      • Stap 5 Er is nu automatisch een GYMFED_MAILER aangemaakt. In deze stap moet je het vanaf mailadres verifiëren. Verifieer je mailadres in Mailchimp!

      Hieronder al je zien dat je eerst je vanaf mailadres moet verifiëren. Graag op die ene link klikken en de stappen volgen.

      • Stap 6 verstuur nogmaals een mail en deze zou nu wel moeten toekomen.

      Personen die zich uitgeschreven hebben terug toevoegen tot de maillist kan als volgt:

      1) Inloggen op het mailchimp account van de club
      2) In het menu aan de linkerkant navigeer naar 'Audience' > 'All contacts'
      3) Hier kan je filteren dat je enkel de 'Unsubscribed' contacten ziet; Nieuw segment toevoegen:


      Enkel de unsubscribed contacten weergeven:


      Daarna als je iemand selecteert, kan je via acties iemand terug opnieuw activeren:


      Ben jij bestuurder binnen één van onze clubs? We verzamelen alle info voor jou op onze website op onze specifieke bestuurders-pagina.

      Ben jij trainer binnen één van onze clubs? We verzamelen alle info voor jou op onze website op onze specifieke trainers-pagina.

      We focussen maximaal op de ondersteuning van de clubs en hun medewerkers en richten onze communicatie daarom rechtstreeks naar clubbestuurders en trainers met het oog op het versterken van de clubwerking. Vervolgens communiceert de club naar de eigen sporters en ouders om hen te ondersteunen binnen de clubwerking. Als federatie communiceren wij enkel in functie van sportpromotie naar aangesloten leden, ouders en het brede publiek.

      Alle informatie omtrent onze wedstrijden/recreatoernooien en happenings is terug te vinden via de activiteitenpagina's op onze website.

      Onze medewerkers zijn maximaal op elkaar ingespeeld en zetten zich ten volle in voor onze sport en clubs. Je kan ze bereiken op werkdagen tussen 09:00 en 17:00, onder de middag is het secretariaat gesloten van 12.00 tot 12.30 uur.

      • Telefonisch: 09 424 06 30
      • Mail: info@gymfed.be 
      • Huis van de Sport - Zuiderlaan 13, 9000Gent

      Heb je een specifieke vraag voor één medewerker? Ontdek onze teams hier.

      Als deelnemer aan één van onze wedstrijden/recreatoernooien of happenings, ontvang je via Gymfed geen specifieke informatie omtrent je deelname. Deze info ontvang je via je trainer of club. Op zoek naar de algemene informatie over de wedstrijden/recreatoernooien of happenings? Die kan je wel lezen op onze activiteitenpagina's.

      We focussen maximaal op de ondersteuning van de clubs en hun medewerkers en richten onze communicatie daarom rechtstreeks naar clubbestuurders en trainers met het oog op het versterken van de clubwerking. Vervolgens communiceert de club naar de eigen sporters en ouders om hen te ondersteunen binnen de clubwerking. Als federatie communiceren wij enkel in functie van sportpromotie naar aangesloten leden, ouders en het brede publiek.

      Heb je vragen omtrent je aansluiting bij Gymfed? Contacteer je club of trainer voor meer specifieke info. Algemene info over de federatie kan je hier terugvinden.


      Ben je ingeschreven voor één van onze wedstrijden/recreatoernooien of happenings en kan je niet deelnemen? Verwittig je club/trainer hierover. De verdere communicatie met de federatie wordt door de club/trainer opgevolgd. 

      Wil jij op de hoogte blijven omtrent het laatste nieuws in de gymnastiekwereld, de prestaties van onze topsporters in de verschillende disciplines en de events die dit seizoen op het programma staan? Check! Via de Gym News ontvang je tweewekelijks het laatste nieuws direct in jouw mailbox.