De 'We are Gym-community' is voorbehouden voor leden aangesloten bij een gymclub van de Gymnastiekfederatie.
Ben je geen lid en wil je op de hoogte blijven van de prestaties van onze gymnasten en onze activiteiten? Dan kan je je abonneren op de online nieuwsbrief (zie onderaan de homepage).
Je kan enkel inloggen met een e-mailadres dat bekend is in onze database (Clubapp) onder 'E-mail lid'. Wordt het e-mailadres niet aanvaard? Neem contact op met jouw club!
Voor de gymnast:
Voor het bestuurslid, trainer en het jurylid:
Dat kan! Je hoeft enkel je 'e-mailadres' in te geven i.p.v. je 'gebruikersnaam' en je bestaand wachtwoord in te geven!
De community is enkel toegankelijk voor leden aangesloten bij de Gymnastiekfederatie. De profielen zijn niet zichtbaar voor niet-leden.
Ook in de community is je profiel enkel zichtbaar voor jouw 'vrienden' en dit mits wederzijdse toestemming.
De nieuwsbrieven worden 2x per maand verstuurd. De nieuwsberichten die je te zien krijgt in jouw persoonlijke nieuwsbrief zijn gebaseerd op jouw profiel (gymnast, trainer, jurylid, bestuurder) en de interesses die je aangeduid hebt in je profiel. Zorg er dus zeker voor dat deze aangeduid zijn! Je kan je interesses altijd aanpassen. Jouw profiel wordt door de club bepaald.
In de Gymfed Clubapp werd een handleiding verwerkt. Heb je over een bepaalde pagina/functionaliteit een vraag?
Klik bovenaan rechts op het '?' Niet gevonden? Contacteer onze helpdesk via leden@gymfed.be
Voor alle rapporten en lijsten kan je terecht wordt gewerkt met de PowerBI-omgeving. Deze werd ingebouwd in de rubriek 'Communicatie & Rapportage'
Ga naar 'Communicatie & rapportage' -> 'Rapporten' -> Club export -> onderaan de pagina kan je de gevraagde lijst terugvinden -> 'Inschrijvingen', 'Licenties', 'Groepen',...
De datum van de cluboverdracht voor het seizoen 2024-2025 wordt nog gecommuniceerd. Dit zal voor 1 juli kunnen!
Is voorlopig nog niet opgenomen, dit wordt meegenomen bij een volgende release van de wedstrijdmodule aangezien dit implicaties heeft op verschillende domeinen. Vragen of bezorgdheden rond genderidentiteit, contacteer Gymfed!
Clubapp zou moeten werken op de meest gangbare browsers op dit moment (Chrome, Safari, Edge,...) en alle devices (Desktop, laptop, GSM,..)
Het is zo dat we jaren geleden met MailChimp zijn gestart omdat deze tool gratis werd aangeboden en veel mogelijkheden had. De laatste jaren zien we dat het gratis-verhaal ook hier onder druk komt te staan en MailChimp zijn gratis aanbod afbouwt. Andere tools werden in overweging genomen maar MailChimp is voor het gebruik in de clubs toch de beste optie gebleken.
In maart 2023 heeft MailChimp het aantal gratis te verzenden mails aangepast. Voor veel clubs zal dit voldoende zijn, echter vooral voor de grotere clubs zal het aantal credits mogelijks niet voldoende zijn om het aantal te verzenden mails te dekken. Bekijk voor jouw club de beste optie!
De mutualiteitsattesten worden verzonden naar het 'e-mail gezinshoofd'. Kijk na of het lid zich niet heeft uitgeschreven in de back office van de module MailChimp.
Soms komt de mail ook in 'spam' of 'ongewenste e-mails' terecht.
Kan zeker. Je kan deze toevoegen via het 'lidprofiel'.
| De functionaliteit 'UIT-pas' en andere vrijetijdspassen en vouchers kunnen toegevoegd worden bij 'Andere betalingsmogelijkheden' (zie in de Clubapp rubriek 'Club' -> 'Clubinstellingen inschrijven' -> Andere betalingsmogelijkheden -> klik op de blauwe knop '+ andere betalingsmogelijkheid toevoegen'. |
Wordt automatisch berekend voor alle leden
die hetzelfde ‘e-mailadres gezinshoofd’ hebben.
Dit ongeacht het statuut (trainer, bestuurslid, gymnast, medewerker)
vanaf X-e gezinslid = € of % korting/per lid
Vanaf Y-e gezinslid = € of % korting/per lid
Voorbeeld 1
Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
Vanaf 2e lid € 10 korting per lid
1e lid = geen korting
2e lid = € 10 korting lid
3e lid = € 10 korting lid
En elk volgend lid heeft recht op € 10 gezinskorting
Voorbeeld 2
Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
Vanaf 2e lid € 10 korting per lid
Vanaf 3e lid € 0 korting per lid
1e lid = geen korting
2e lid = € 10 korting lid
3e lid = € 0 korting lid
En elk volgend lid heeft geen recht op gezinskorting
Deze bedragen van ‘Lidgeld’, ‘Licentie’ en ‘Verhoogde waarborg’ worden éénmaal aangerekend en hierop zijn geen kortingen van toepassing. De algemene bedragen liggen vast als de eerste betaling gebeurd is en kunnen niet meer aangepast worden, bijvoorbeeld bij eventueel latere inschrijvingen in het seizoen.
Het is aanbevolen om de algemene bedragen op te nemen in het bedrag van de trainingsgroepen als ook licenties mee te rekenen in de trainingsgroepen die aan competities deelnemen waar een licentie vereist is.
Dit lidgeld wordt, zowel in de Clubapp als bij het online inschrijven, enkel aangerekend indien het lid ingeschreven wordt als gymnast in een trainingsgroep. Er worden geen lidbedragen aangerekend voor bestuurders, trainers of medewerkers.
Het is voor de leden niet mogelijk om via ‘Online inschrijven’ zelf aan te geven dat ze een wedstrijdlicentie wensen. Deze kost moet dus achteraf nog apart verrekend worden. Daarom adviseren we om, indien mogelijk, de licentiekost meteen te verrekenen in de kost van de trainingsgroepen.
Via de goedkeuringslijst kan de club bij het goedkeuren van de inschrijving licenties toekennen.
Neen, deze zijn niet beschikbaar in het online inschrijven. ‘Extra type bedragen’ zijn supplementen of kortingen die uitgedrukt worden in een bedrag of een percentage. De bedoeling van deze functionaliteit is dat er na inschrijving nog een mogelijkheid is om bestaande lidgelden te corrigeren.
Hieronder vindt u de link naar de module online inschrijven. Eens de club de link naar de module ‘Online inschrijven’ heeft, blijft deze link ongewijzigd (en kan deze dus ook de komende seizoenen gebruikt worden).
https://inschrijvingen.gymfed....
Eventuele doorverwijslinks waarin ‘SeizoenID’ vermeldt staat mogen NIET gebruikt worden!
De module ‘Online inschrijven’ toont heel veel informatie tegelijkertijd en is niet echt responsive. Daarom werd er bij de ontwikkeling gefocust op een optimale opmaak voor PC of tablet. Online inschrijven via de smartphone levert vaak problemen op en is dus ten zeerste af te raden.
Neen, dit is niet mogelijk. Bedoeling is dat de inschrijving geweigerd wordt en er opnieuw correct wordt ingeschreven. Wat ook mogelijk is: lid goedkeuren en daarna aanpassen en/of verplaatsen van groep.
Let op: dit kan implicaties hebben op de lidgeldberekening!
Inschrijvingen die per ongeluk uit de goedkeuringslijst werden verwijderd (i.p.v. goedgekeurd), kunnen gerecupereerd worden via ‘Terugplaatsen naar goedkeuringslijst’. Via dit tabblad kunnen verwijderde inschrijvingen teruggeplaatst worden.
Neen, dit is niet mogelijk. Deze lijst blijft een volledig seizoen bestaan en wordt met de volgende cluboverdracht verwijderd.
In het scherm ‘Trainingsgroepen’ kan er ingegeven worden hoeveel plaatsen er zijn in een bepaalde trainingsgroep (bv. 20 plaatsen). Om te bepalen of een groep vol zit, wordt er gekeken naar 2 cijfers:
Deze cijfers bepalen of de groep nog getoond wordt bij toekomstige inschrijvingen. Is de som van beide cijfers in dit geval 20, dan zal de groep als ‘Volzet’ weergegeven worden.
Van zodra leden goedgekeurd zijn als ‘lid federatie’ komen deze terecht in bij ‘Mutualiteitsattesten’ (rubriek ‘Leden’ van de Clubapp).
Via deze weg is er de mogelijkheid het attest te downloaden, door te sturen via mail of de download ter beschikking te stellen door in te loggen op https://www.gymfed.be/
Ze worden dus niet automatisch verstuurd.
Via ‘Andere betalingsmogelijkheden’ kan de korting van de Uitpas verrekend worden.
Zie: https://helpdesk.gymfed.be/andere-betalingsmogelijkheden/
De trainingen die je configureert in de ClubApp kan je ook zien in het online inschrijven door op het uitvouw pijltje te klikken. De klant kan de trainingsgroepen zien die voor zijn/haar kind geconfigureerd werd op basis van geboortedatum.
Voor het volledige programma verwijzen we graag naar het overzicht/uurrooster van de club op de website, folder,… .
Zorg er voor dat de namen van groepen in het online inschrijven overeenkomen met info op het uurrooster.
De datum van aansluiting wordt door een aantal clubs bijgehouden in een ‘vrij veld’ om bijvoorbeeld leden te huldigen bij x-aantal jaren aansluiting. Meestal wordt dit door de verantwoordelijke van de Clubapp ingevuld bij goedkeuring van de inschrijving. Als je dit veld niet ‘seizoensgebonden’ maakt (geen vinkje bij ‘Seizoensgebonden’, zie image hieronder) hoef je dit slechts 1x in te vullen en wordt deze info meegenomen in het lidprofiel bij de aansluiting in een volgend seizoen.
Dat kan je kiezen. Als er veel groepen zijn, is het handig voor de ouders/leden dat enkel de groepen tevoorschijn komen waar ze voor kunnen inschrijven naargelang hun leeftijd. Als er geen data worden ingevuld zullen alle groepen zichtbaar zijn voor iedereen.
Er zijn personen die wel of niet bewust foutief inschrijven in vb. wedstrijdgroepen. Eer is geen mogelijkheid om besloten groepen af te schermen.
In de praktijk lossen clubs dit als volgt op:
Mogelijkheid 1:
Mogelijkheid 2:
De tool is voorzien voor de effectieve inschrijvingen. Voor de proeflessen kan er eventueel als volgt gewerkt worden:
Mogelijkheid 1:
Proeflessen worden georganiseerd op het einde van het seizoen (i.p.v. september). Op deze manier heeft de ouder/gymnast tijd om de keuze te maken.
Mogelijkheid 2:
De link voor inschrijven wordt pas ter beschikking gesteld na afloop van de proefperiode.
Mogelijkheid 3:
In de meeste clubs schrijven 90% van de kinderen die een proefles volgen in. Je kan hen laten inschrijven en bij eventuele vroege uitschrijving het lidgeld eenvoudig via Mollie terugbetalen.
Bv. je kan enkel demo doen als je ingeschreven bent voor een competitiegroep.
Dat is niet mogelijk, hier is een duidelijke communicatie naar de leden belangrijk. Eventueel kan je in de titel van de groep ‘Alleen voor leden competitie’ toevoegen.
Dat klopt, na inschrijving vind je de persoon terug in de goedkeuringslijst.
zie: https://helpdesk.gymfed.be/leden/goedkeuringslijst-online-inschrijven/
Dit is momenteel vastgesteld op 0.39 euro per transactie. Dit wordt aan de club gefactureerd.
Tip: verreken een extra admin- en transactiekost van X euro in het lidgeld!
Tarieven Mollie
De mutualiteitsattesten kunnen pas verstuurd worden na goedkeuring van de inschrijving en als ze ‘lid federatie’ zijn.
Via de rubriek ‘Leden -> Mutualiteitsattesten’ kan je eenvoudig de attesten versturen.
zie: https://helpdesk.gymfed.be/leden/mutualiteitsattesten/
Betaling per semester kan je eventueel instellen via de functionaliteit ‘Kortingen startdatum’.
zie: https://helpdesk.gymfed.be/club/lidgelden/kortingen-gezinstarief/
De terugbetaling van deze lidgelden kan je eenvoudig regelen via Mollie.
Als e-mail gezinshoofd is ingevuld en er is een account beschikbaar, kan je inloggen en zal je profiel en deze van de andere gezinsleden meteen zichtbaar zijn.
Als enkel e-mail lid is ingevuld, kan je ook inloggen met dat e-mailadres, maar ga je verder via de groene knop ‘Toevoegen nieuwe Inschrijving’.
Op het volgende scherm kan je dan je profiel opzoeken en koppelen via je familienaam & geboortedatum.
