Veel gestelde vragen

Algemeen

De 'We are Gym-community' is voorbehouden voor leden aangesloten bij een gymclub van de Gymnastiekfederatie.
Ben je geen lid en wil je op de hoogte blijven van de prestaties van onze gymnasten en onze activiteiten? Dan kan je je abonneren op de online nieuwsbrief (zie onderaan de homepage).

Je kan enkel inloggen met een e-mailadres dat bekend is in onze database (Clubapp) onder 'E-mail lid'. Wordt het e-mailadres niet aanvaard? Neem contact op met jouw club!

Voor de gymnast:

  • Overzicht persoonlijke wedstrijden en resultaten
  • Volg je vrienden en jouw helden
  • Plaats berichten en deel je foto’s en filmpjes
  • Jouw cv en palmares

Voor het bestuurslid, trainer en het jurylid:

  • Overzicht behaalde attesten en diploma's
  • Overzicht trainingsgroepen
  • Rechtstreekse toegang tot documenten
  • Rechtstreekse toegang tot jurynet (met ideaalbeelden wedstrijdoefeningen)
  • Toegang tot de GymBIEB (vaktechnische artikels)
  • Mogelijkheid tot het plaatsen van zoekertjes
  • Rechtstreekse toegang tot de Clubapp (afhankelijk van toegekende rol door de club)

Dat kan! Je hoeft enkel je 'e-mailadres' in te geven i.p.v. je 'gebruikersnaam' en je bestaand wachtwoord in te geven!

De community is enkel toegankelijk voor leden aangesloten bij de Gymnastiekfederatie. De profielen zijn niet zichtbaar voor niet-leden. 

Ook in de community is je profiel enkel zichtbaar voor jouw 'vrienden' en dit mits wederzijdse toestemming.

De nieuwsbrieven worden 2x per maand verstuurd. De nieuwsberichten die je te zien krijgt in jouw persoonlijke nieuwsbrief zijn gebaseerd op jouw profiel (gymnast, trainer, jurylid, bestuurder) en de interesses die je aangeduid hebt in je profiel. Zorg er dus zeker voor dat deze aangeduid zijn! Je kan je interesses altijd aanpassen. Jouw profiel wordt door de club bepaald.

Gymfed Clubapp

In de Gymfed Clubapp werd een handleiding verwerkt. Heb je over een bepaalde pagina/functionaliteit een vraag?
Klik bovenaan rechts op het '?' Niet gevonden? Contacteer onze helpdesk via leden@gymfed.be

Voor alle rapporten en lijsten kan je terecht wordt gewerkt met de PowerBI-omgeving. Deze werd ingebouwd in de rubriek 'Communicatie & Rapportage'
Ga naar 'Communicatie & rapportage' -> 'Rapporten' -> Club export -> onderaan de pagina kan je de gevraagde lijst terugvinden -> 'Inschrijvingen', 'Licenties', 'Groepen',...

De datum van de cluboverdracht voor het seizoen 2024-2025 wordt nog gecommuniceerd. Dit zal voor 1 juli kunnen!

Is voorlopig nog niet opgenomen, dit wordt meegenomen bij een volgende release van de wedstrijdmodule aangezien dit implicaties heeft op verschillende domeinen. Vragen of bezorgdheden rond genderidentiteit, contacteer Gymfed!

Clubapp zou moeten werken op de meest gangbare browsers op dit moment (Chrome, Safari, Edge,...) en alle devices (Desktop, laptop, GSM,..)

Het is zo dat we jaren geleden met MailChimp zijn gestart omdat deze tool gratis werd aangeboden en veel mogelijkheden had. De laatste jaren zien we dat het gratis-verhaal ook hier onder druk komt te staan en MailChimp zijn gratis aanbod afbouwt. Andere tools werden in overweging genomen maar MailChimp is voor het gebruik in de clubs toch de beste optie gebleken.
In maart 2023 heeft MailChimp het aantal gratis te verzenden mails aangepast. Voor veel clubs zal dit voldoende zijn, echter vooral voor de grotere clubs  zal het aantal credits mogelijks niet voldoende zijn om het aantal te verzenden mails te dekken. Bekijk voor jouw club de beste optie!

De mutualiteitsattesten worden verzonden naar het 'e-mail gezinshoofd'. Kijk na of het lid zich niet heeft uitgeschreven in de back office van de module MailChimp.
Soms komt de mail ook in 'spam' of 'ongewenste e-mails' terecht.

Kan zeker. Je kan deze toevoegen via het 'lidprofiel'.

De functionaliteit 'UIT-pas' en andere vrijetijdspassen en vouchers kunnen toegevoegd worden bij 'Andere betalingsmogelijkheden' (zie in de Clubapp rubriek 'Club' -> 'Clubinstellingen inschrijven' -> Andere betalingsmogelijkheden -> klik op de blauwe knop '+ andere betalingsmogelijkheid toevoegen'. 

Online inschrijven

Wordt automatisch berekend voor alle leden die hetzelfde ‘e-mailadres gezinshoofd’ hebben.
Dit ongeacht het statuut (trainer, bestuurslid, gymnast, medewerker)
vanaf X-e gezinslid = € of % korting/per lid
Vanaf Y-e gezinslid = € of % korting/per lid

Voorbeeld 1
Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
Vanaf 2e lid € 10 korting per lid

1e lid = geen korting
2e lid = € 10 korting lid
3e lid = € 10 korting lid
En elk volgend lid heeft recht op € 10 gezinskorting


Voorbeeld 2
Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
Vanaf 2e lid € 10 korting per lid
Vanaf 3e lid € 0 korting per lid

1e lid = geen korting
2e lid = € 10 korting lid
3e lid = € 0 korting lid
En elk volgend lid heeft geen recht op gezinskorting

Deze bedragen van ‘Lidgeld’, ‘Licentie’ en ‘Verhoogde waarborg’ worden éénmaal aangerekend en hierop zijn geen kortingen van toepassing. De algemene bedragen liggen vast als de eerste betaling gebeurd is en kunnen niet meer aangepast worden, bijvoorbeeld bij eventueel latere inschrijvingen in het seizoen.

Het is aanbevolen om de algemene bedragen op te nemen in het bedrag van de trainingsgroepen als ook licenties mee te rekenen in de trainingsgroepen die aan competities deelnemen waar een licentie vereist is.

Dit lidgeld wordt, zowel in de Clubapp als bij het online inschrijven, enkel aangerekend indien het lid ingeschreven wordt als gymnast in een trainingsgroep. Er worden geen lidbedragen aangerekend voor bestuurders, trainers of medewerkers.

Het is voor de leden niet mogelijk om via ‘Online inschrijven’ zelf aan te geven dat ze een wedstrijdlicentie wensen. Deze kost moet dus achteraf nog apart verrekend worden. Daarom adviseren we om, indien mogelijk, de licentiekost meteen te verrekenen in de kost van de trainingsgroepen.
Via de goedkeuringslijst kan de club bij het goedkeuren van de inschrijving licenties toekennen.

Neen, deze zijn niet beschikbaar in het online inschrijven. ‘Extra type bedragen’ zijn supplementen of kortingen die uitgedrukt worden in een bedrag of een percentage. De bedoeling van deze functionaliteit is dat er na inschrijving nog een mogelijkheid is om bestaande lidgelden te corrigeren.

Hieronder vindt u de link naar de module online inschrijven. Eens de club de link naar de module ‘Online inschrijven’ heeft, blijft deze link ongewijzigd (en kan deze dus ook de komende seizoenen gebruikt worden).

https://inschrijvingen.gymfed....

Eventuele doorverwijslinks waarin ‘SeizoenID’ vermeldt staat mogen NIET gebruikt worden!

De module ‘Online inschrijven’ toont heel veel informatie tegelijkertijd en is niet echt responsive. Daarom werd er bij de ontwikkeling gefocust op een optimale opmaak voor PC of tablet. Online inschrijven via de smartphone levert vaak problemen op en is dus ten zeerste af te raden.

Neen, dit is niet mogelijk. Bedoeling is dat de inschrijving geweigerd wordt en er opnieuw correct wordt ingeschreven. Wat ook mogelijk is: lid goedkeuren en daarna aanpassen en/of verplaatsen van groep.
Let op: dit kan implicaties hebben op de lidgeldberekening!

Inschrijvingen die per ongeluk uit de goedkeuringslijst werden verwijderd (i.p.v. goedgekeurd), kunnen gerecupereerd worden via ‘Terugplaatsen naar goedkeuringslijst’. Via dit tabblad kunnen verwijderde inschrijvingen teruggeplaatst worden.

Neen, dit is niet mogelijk. Deze lijst blijft een volledig seizoen bestaan en wordt met de volgende cluboverdracht verwijderd.

In het scherm ‘Trainingsgroepen’ kan er ingegeven worden hoeveel plaatsen er zijn in een bepaalde trainingsgroep (bv. 20 plaatsen). Om te bepalen of een groep vol zit, wordt er gekeken naar 2 cijfers:

  • Het aantal leden dat nu al in de trainingsgroep is ingeschreven
  • Het aantal leden dat zich hiervoor heeft ingeschreven, maar nog niet goedgekeurd werd

Deze cijfers bepalen of de groep nog getoond wordt bij toekomstige inschrijvingen. Is de som van beide cijfers in dit geval 20, dan zal de groep als ‘Volzet’ weergegeven worden.

Van zodra leden goedgekeurd zijn als ‘lid federatie’ komen deze terecht in bij ‘Mutualiteitsattesten’ (rubriek ‘Leden’ van de Clubapp).
Via deze weg is er de mogelijkheid het attest te downloaden, door te sturen via mail of de download ter beschikking te stellen door in te loggen op https://www.gymfed.be/
Ze worden dus niet automatisch verstuurd.