Veel gestelde vragen

ALGEMEEN

In de Gymfed Clubapp werd een handleiding verwerkt. Heb je over een bepaalde pagina/functionaliteit een vraag?
Klik bovenaan rechts op het '?' Niet gevonden? Contacteer onze helpdesk via leden@gymfed.be

Clubapp zou moeten werken op de meest gangbare browsers op dit moment (Chrome, Safari, Edge,...) en alle devices (Desktop, laptop, GSM,..)

Als e-mail gezinshoofd is ingevuld en er is een account beschikbaar, kan je inloggen en zal je profiel en deze van de andere gezinsleden meteen zichtbaar zijn.
Als enkel e-mail lid is ingevuld, kan je ook inloggen met dat e-mailadres, maar ga je verder via de groene knop ‘Toevoegen nieuwe Inschrijving’.

Op het volgende scherm kan je dan je profiel opzoeken en koppelen via je familienaam & geboortedatum.

De module ‘Online inschrijven’ toont heel veel informatie tegelijkertijd en is niet echt responsive. Daarom werd er bij de ontwikkeling gefocust op een optimale opmaak voor PC of tablet. Online inschrijven via de smartphone levert vaak problemen op en is dus ten zeerste af te raden.

GYMFED CLUBAPP

Nieuw dit jaar! We vragen alle clubs de overdracht uit te voeren voor 31/5!

De cluboverdracht (zie rubriek 'Clubs' -> 'Cluboverdracht') is het proces waarbij een aantal gegevens van het afgelopen seizoen gekopieerd worden naar het nieuwe seizoen.
Dit heeft tot doel de workload voor de start van het nieuwe seizoen te beperken.

Als je een cluboverdracht uitgevoerd hebt: 

  • Kan je de nodig info (trainingsgroepen, lidgelden,...) aanpassen voor het volgende seizoen
  • schakelt het online inschrijven over naar het nieuwe seizoen, gebruik makend van de nieuwe lidgelden van het seizoen, indien er nog leden ingeschreven moeten worden in het huidige seizoen dan kan dit manueel via 'nieuwe inschrijving'. Voor het huidige seizoen kunnen de leden niet meer online inschrijven!
  • Vanaf 1 juli schakelen alle schermen in de applicatie over naar het nieuwe seizoen.

Meer info: 

https://helpdesk.gymfed.be/clu...


Is voorlopig nog niet opgenomen, dit wordt meegenomen bij een volgende release van de wedstrijdmodule aangezien dit implicaties heeft op verschillende domeinen. Vragen of bezorgdheden rond genderidentiteit, contacteer Gymfed!

Voor alle rapporten en lijsten kan je terecht wordt gewerkt met de PowerBI-omgeving. Deze werd ingebouwd in de rubriek 'Communicatie & Rapportage'
Ga naar 'Communicatie & rapportage' -> 'Rapporten' -> Club export -> onderaan de pagina kan je de gevraagde lijst terugvinden -> 'Inschrijvingen', 'Licenties', 'Groepen',...

Het is zo dat we jaren geleden met MailChimp zijn gestart omdat deze tool gratis werd aangeboden en veel mogelijkheden had. De laatste jaren zien we dat het gratis-verhaal ook hier onder druk komt te staan en MailChimp zijn gratis aanbod afbouwt. Andere tools werden in overweging genomen maar MailChimp is voor het gebruik in de clubs toch de beste optie gebleken.
In maart 2023 heeft MailChimp het aantal gratis te verzenden mails aangepast. Voor veel clubs zal dit voldoende zijn, echter vooral voor de grotere clubs  zal het aantal credits mogelijks niet voldoende zijn om het aantal te verzenden mails te dekken. Bekijk voor jouw club de beste optie!

De mutualiteitsattesten worden verzonden naar het 'e-mail gezinshoofd'. Kijk na of het lid zich niet heeft uitgeschreven in de back office van de module MailChimp.
Soms komt de mail ook in 'spam' of 'ongewenste e-mails' terecht.

Kan zeker. Je kan deze toevoegen via het 'lidprofiel'.

ONLINE INSCHRIJVEN

Om een correcte ledenaangifte vanuit Gymfed naar Sport Vlaanderen (subsidiërende overheid) te kunnen waarborgen wordt gebruikt gemaakt van het rijksregisternummer bij het online inschrijven. 
Gymfed heeft vanuit de Vlaamse sportfederatie de toestemming om het rijksregisternummer op te vragen, maar deze niet zichtbaar te maken voor de clubs. Deze gegevens worden gebruikt om een correcte jaarlijkse aangifte te kunnen dienen bij Sport Vlaanderen. Bij de Vlaamse sportfederatie is een DPO aangesteld die de machtiging heeft om deze gegevens op te vragen. Een club zal deze data niet te zien krijgen.

Deze bedragen van ‘Lidgeld’, ‘Licentie’ en ‘Verhoogde waarborg’ worden éénmaal aangerekend en hierop zijn geen kortingen van toepassing. De algemene bedragen liggen vast als de eerste betaling gebeurd is en kunnen niet meer aangepast worden, bijvoorbeeld bij eventueel latere inschrijvingen in het seizoen.

Het is aanbevolen om de algemene bedragen op te nemen in het bedrag van de trainingsgroepen als ook licenties mee te rekenen in de trainingsgroepen die aan competities deelnemen waar een licentie vereist is.

Dit lidgeld wordt, zowel in de Clubapp als bij het online inschrijven, enkel aangerekend indien het lid ingeschreven wordt als gymnast in een trainingsgroep. Er worden geen lidbedragen aangerekend voor bestuurders, trainers of medewerkers.

Het is voor de leden niet mogelijk om via ‘Online inschrijven’ zelf aan te geven dat ze een wedstrijdlicentie wensen. Deze kost moet dus achteraf nog apart verrekend worden. Daarom adviseren we om, indien mogelijk, de licentiekost meteen te verrekenen in de kost van de trainingsgroepen.
Via de goedkeuringslijst kan de club bij het goedkeuren van de inschrijving licenties toekennen.

Neen, dit is niet mogelijk. Bedoeling is dat de inschrijving geweigerd wordt en er opnieuw correct wordt ingeschreven. Wat ook mogelijk is: lid goedkeuren en daarna aanpassen en/of verplaatsen van groep.
Let op: dit kan implicaties hebben op de lidgeldberekening!

Inschrijvingen die per ongeluk uit de goedkeuringslijst werden verwijderd (i.p.v. goedgekeurd), kunnen gerecupereerd worden via ‘Terugplaatsen naar goedkeuringslijst’. Via dit tabblad kunnen verwijderde inschrijvingen teruggeplaatst worden. Het is niet mogelijk om in de lijst 'Terugplaatsen naar goedkeuringslijst' inschrijvingen definitief te verwijderen. Ze blijven in deze lijst staan voor het volledige seizoen. 

Neen, dit is niet mogelijk. Deze lijst blijft een volledig seizoen bestaan en wordt met de volgende cluboverdracht verwijderd.

In het scherm ‘Trainingsgroepen’ kan er ingegeven worden hoeveel plaatsen er zijn in een bepaalde trainingsgroep (bv. 20 plaatsen). Om te bepalen of een groep vol zit, wordt er gekeken naar 2 cijfers:

  • Het aantal leden dat nu al in de trainingsgroep is ingeschreven
  • Het aantal leden dat zich hiervoor heeft ingeschreven, maar nog niet goedgekeurd werd

Deze cijfers bepalen of de groep nog getoond wordt bij toekomstige inschrijvingen. Is de som van beide cijfers in dit geval 20, dan zal de groep als ‘Volzet’ weergegeven worden.

Van zodra leden goedgekeurd zijn als ‘lid federatie’ komen deze terecht in bij ‘Mutualiteitsattesten’ (rubriek ‘Leden’ van de Clubapp).
Via deze weg is er de mogelijkheid het attest te downloaden, door te sturen via mail of de download ter beschikking te stellen door in te loggen op https://www.gymfed.be/
Ze worden dus niet automatisch verstuurd.

De trainingen die je configureert in de ClubApp kan je ook zien in het online inschrijven door op het uitvouw pijltje te klikken. De klant kan de trainingsgroepen zien die voor zijn/haar kind geconfigureerd werd op basis van geboortedatum.

Voor het volledige programma verwijzen we graag naar het overzicht/uurrooster van de club op de website, folder,… .
Zorg er voor dat de namen van groepen in het online inschrijven overeenkomen met info op het uurrooster.

    De datum van aansluiting wordt door een aantal clubs bijgehouden in een ‘vrij veld’ om bijvoorbeeld leden te huldigen bij x-aantal jaren aansluiting. Meestal wordt dit door de verantwoordelijke van de Clubapp ingevuld bij goedkeuring van de inschrijving. Als je dit veld niet ‘seizoensgebonden’ maakt (geen vinkje bij ‘Seizoensgebonden’, zie image hieronder) hoef je dit slechts 1x in te vullen en wordt deze info meegenomen in het lidprofiel bij de aansluiting in een volgend seizoen.

    Dat kan je kiezen. Als er veel groepen zijn, is het handig voor de ouders/leden dat enkel de groepen tevoorschijn komen waar ze voor kunnen inschrijven naargelang hun leeftijd. 
    Als er geen data wordt ingevuld voor de trainingsgroep, zal deze zichtbaar zijn voor iedereen die wenst in te schrijven.

    Er zijn personen die wel of niet bewust foutief inschrijven in vb. wedstrijdgroepen. Eer is geen mogelijkheid om besloten groepen af te schermen. 

    In de praktijk lossen clubs dit als volgt op:

    Mogelijkheid 1:

    • Communiceren van de link voor het online inschrijven enkel naar de competitiegymnasten met deadline voor inschrijving.
    • Communiceren van de link voor het online inschrijven zonder vermelding van de competitiegroepen. Bij de groep wordt bij ‘Groep wijzigen’ de optie ‘Opnemen bij online inschrijven’ niet aangevinkt.

    Mogelijkheid 2:

    • Vermelding van ‘ENKEL NA SELECTIE’ bij de naam van de trainingsgroep.

    De tool is voorzien voor de effectieve inschrijvingen. Voor de proeflessen kan er eventueel als volgt gewerkt worden:

    Mogelijkheid 1:
    Proeflessen worden georganiseerd op het einde van het seizoen (i.p.v. september). Op deze manier heeft de ouder/gymnast tijd om de keuze te maken.

    Mogelijkheid 2:
    De link voor inschrijven wordt pas ter beschikking gesteld na afloop van de proefperiode.

    Mogelijkheid 3:
    In de meeste clubs schrijven 90% van de kinderen die een proefles volgen in. Je kan hen laten inschrijven en bij eventuele vroege uitschrijving het lidgeld eenvoudig via Mollie terugbetalen. Zorg hier voor een duidelijke communicatie.

    Bv. je kan enkel demo doen als je ingeschreven bent voor een competitiegroep.
    Dat is niet mogelijk, hier is een duidelijke communicatie naar de leden belangrijk. Eventueel kan je in de titel van de groep ‘Alleen voor leden competitie’ of 'NA SELECTIE' toevoegen.

    Dit is momenteel vastgesteld op 0.39 euro per transactie. Dit wordt aan de club gefactureerd.
    Tip: verreken een extra admin- en transactiekost van X euro in het lidgeld!
    Tarieven Mollie

    De mutualiteitsattesten kunnen pas verstuurd worden na goedkeuring van de inschrijving en als ze ‘lid federatie’ zijn.
    Via de rubriek ‘Leden -> Mutualiteitsattesten’ kan je eenvoudig de attesten versturen.
    zie: https://helpdesk.gymfed.be/leden/mutualiteitsattesten/

    Betaling per semester kan je eventueel instellen via de functionaliteit ‘Kortingen startdatum’.
    zie: https://helpdesk.gymfed.be/club/lidgelden/kortingen-gezinstarief/

    De terugbetaling van deze lidgelden kan je eenvoudig regelen via Mollie.

    ONLINE INSCHRIJVEN - INSTELLEN KORTINGEN

    Wordt automatisch berekend voor alle leden die hetzelfde ‘e-mailadres gezinshoofd’ hebben.
    Dit ongeacht het statuut (trainer, bestuurslid, gymnast, medewerker)
    vanaf X-e gezinslid = € of % korting/per lid
    Vanaf Y-e gezinslid = € of % korting/per lid

    Voorbeeld 1
    Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
    Vanaf 2e lid € 10 korting per lid

    1e lid = geen korting
    2e lid = € 10 korting lid
    3e lid = € 10 korting lid
    En elk volgend lid heeft recht op € 10 gezinskorting


    Voorbeeld 2
    Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
    Vanaf 2e lid € 10 korting per lid
    Vanaf 3e lid € 0 korting per lid

    1e lid = geen korting
    2e lid = € 10 korting lid
    3e lid = € 0 korting lid
    En elk volgend lid heeft geen recht op gezinskorting

    Neen, deze zijn niet beschikbaar in het online inschrijven. ‘Extra type bedragen’ zijn supplementen of kortingen die uitgedrukt worden in een bedrag of een percentage. De bedoeling van deze functionaliteit is dat er na inschrijving nog een mogelijkheid is om bestaande lidgelden te corrigeren.

    Meer info

    De functionaliteit 'UIT-pas' en andere vrijetijdspassen en vouchers kunnen toegevoegd worden bij 'Andere betalingsmogelijkheden' (zie in de Clubapp rubriek 'Club' -> 'Clubinstellingen inschrijven' -> Andere betalingsmogelijkheden -> klik op de blauwe knop '+ andere betalingsmogelijkheid toevoegen'. 

    Kunnen we bijvoorbeeld de 'kortingen gezinstarief' in absolute cijfers (vb. €30) instellen en de 'korting startdatum' procentueel (vb. 10%).

    • Je kan inderdaad bij de verschillende type kortingen gebruik maken van absolute of procentuele kortingen. Voorbeeld: 'kortingen gezinstarief' absoluut en 'korting startdatum' procentueel.
    • Je kan binnen eenzelfde korting (vb. korting startdatum) niet gaan combineren met absoluut en procentueel!
    • Per kortingstype dien je een keuze te maken.

    De club kan er voor kiezen om een 'andere betalingsmogelijkheid' toe te staan. Voorbeeld: betaling via Uitpas, Sportcheques van de gemeente, voucher,…
    Dit bedrag/percentage wordt afgetrokken van het openstaande saldo. Bij meerdere inschrijvingen worden de saldo’s opgeteld en past het systeem de korting toe op het opgetelde saldo.