In de Gymfed Clubapp werd een handleiding verwerkt. Heb je over een bepaalde pagina/functionaliteit een vraag?
Klik bovenaan rechts op het '?' Niet gevonden? Contacteer onze helpdesk via leden@gymfed.be
Clubapp zou moeten werken op de meest gangbare browsers op dit moment (Chrome, Safari, Edge,...) en alle devices (Desktop, laptop, GSM,..)
Als e-mail gezinshoofd is ingevuld en er is een account beschikbaar, kan je inloggen en zal je profiel en deze van de andere gezinsleden meteen zichtbaar zijn.
Als enkel e-mail lid is ingevuld, kan je ook inloggen met dat e-mailadres, maar ga je verder via de groene knop ‘Toevoegen nieuwe Inschrijving’.
Op het volgende scherm kan je dan je profiel opzoeken en koppelen via je familienaam & geboortedatum.
De module ‘Online inschrijven’ toont heel veel informatie tegelijkertijd en is niet echt responsive. Daarom werd er bij de ontwikkeling gefocust op een optimale opmaak voor PC of tablet. Online inschrijven via de smartphone levert vaak problemen op en is dus ten zeerste af te raden.
Nieuw dit jaar! We vragen alle clubs de overdracht uit te voeren voor 31/5!
De cluboverdracht (zie rubriek 'Clubs' -> 'Cluboverdracht') is het proces waarbij een aantal gegevens van het afgelopen seizoen gekopieerd worden naar het nieuwe seizoen.
Dit heeft tot doel de workload voor de start van het nieuwe seizoen te beperken.
Als je een cluboverdracht uitgevoerd hebt:
Meer info:
https://helpdesk.gymfed.be/clu...
Is voorlopig nog niet opgenomen, dit wordt meegenomen bij een volgende release van de wedstrijdmodule aangezien dit implicaties heeft op verschillende domeinen. Vragen of bezorgdheden rond genderidentiteit, contacteer Gymfed!
Voor alle rapporten en lijsten kan je terecht wordt gewerkt met de PowerBI-omgeving. Deze werd ingebouwd in de rubriek 'Communicatie & Rapportage'
Ga naar 'Communicatie & rapportage' -> 'Rapporten' -> Club export -> onderaan de pagina kan je de gevraagde lijst terugvinden -> 'Inschrijvingen', 'Licenties', 'Groepen',...
Kan zeker. Je kan deze toevoegen via het 'lidprofiel' 'fubriek 'Leden -> Ledenlijst -> klik op de naam in de lijst- -> Voeg een opleiding toe via de blauwe button '+ Externe opleiding toevoegen'.
Clubs die geen gebruik maken van de online inschrijvingsmodule van Gymfed dienen het Rijksregisternummer NIET op te vragen. Hier hebben we immers nog geen wettelijk kader voor.
Bij de manuele inschrijvingen (en ledenoverdracht) hoef je als club hier dus geen rekening mee te houden. De velden zijn ook niet voorzien.
De mutualiteitsattesten kunnen pas verstuurd worden na goedkeuring van de inschrijving en als ze ‘lid federatie’ zijn.
Via de rubriek ‘Leden -> Mutualiteitsattesten’ kan je eenvoudig de attesten versturen.
zie: https://helpdesk.gymfed.be/leden/mutualiteitsattesten/
De mutualiteitsattesten worden verzonden naar het 'e-mail gezinshoofd'. Kijk na of het lid zich niet heeft uitgeschreven in de back office van de module MailChimp.
Soms komt de mail ook in 'spam' of 'ongewenste e-mails' terecht.
Dat kan vanaf de seizoen overdracht, deze gebeurt op 1 juli. Vanaf deze datum worden ook alle schermen automatisch in het nieuwe seizoen geplaatst.
Momenteel kunnen onze bestaande leden al inschrijven voor volgend sportjaar. Nieuwe leden kunnen dit pas later doen.
Maar wat met broers en zussen van bestaande leden die nog geen lid zijn.
Het bestaande lid zal kunnen inschrijven, broers en/of zussen die nog geen lid zijn, zullen pas vanaf de datum ingesteld door de club voor inschrijving nieuwe leden kunnen inschrijven.
Eventuele kortingen zullen in rekening gebracht worden als er ingelogd wordt met hetzelfde 'e-mail lid gezinshoofd'.
Om een correcte ledenaangifte vanuit Gymfed naar Sport Vlaanderen (subsidiërende overheid) te kunnen waarborgen wordt gebruikt gemaakt van het rijksregisternummer bij het online inschrijven.
Gymfed heeft vanuit de Vlaamse sportfederatie de toestemming om het rijksregisternummer op te vragen, maar deze niet zichtbaar te maken voor de clubs. Deze gegevens worden gebruikt om een correcte jaarlijkse aangifte te kunnen dienen bij Sport Vlaanderen. Bij de Vlaamse sportfederatie is een DPO aangesteld die de machtiging heeft om deze gegevens op te vragen. Een club zal deze data niet te zien krijgen.
Een eerste groep van het rijksregisternummer bestaat uit zes cijfers en stelt de geboortedatum voor. Leden die opnieuw inschrijven waarvan de geboortedatum niet correct is in de Clubapp zullen een foutmelding ontvangen.
Na het corrigeren van de geboortedatum (door de club) in het lidprofiel zal het lid kunnen inschrijven.
Deze bedragen van ‘Lidgeld’, ‘Licentie’ en ‘Verhoogde waarborg’ worden éénmaal aangerekend en hierop zijn geen kortingen van toepassing. De algemene bedragen liggen vast als de eerste betaling gebeurd is en kunnen niet meer aangepast worden, bijvoorbeeld bij eventueel latere inschrijvingen in het seizoen.
Het is aanbevolen om de algemene bedragen op te nemen in het bedrag van de trainingsgroepen als ook licenties mee te rekenen in de trainingsgroepen die aan competities deelnemen waar een licentie vereist is.
Hieronder vindt u de link naar de module online inschrijven. Eens de club de link naar de module ‘Online inschrijven’ heeft, blijft deze link ongewijzigd (en kan deze dus ook de komende seizoenen gebruikt worden).
https://inschrijvingen.gymfed....
Eventuele doorverwijslinks waarin ‘SeizoenID’ wordt vermeld mogen NIET gebruikt worden!
Dit lidgeld wordt, zowel in de Clubapp als bij het online inschrijven, enkel aangerekend indien het lid ingeschreven wordt als gymnast in een trainingsgroep. Er worden geen lidbedragen aangerekend voor bestuurders, trainers of medewerkers.
Het is voor de leden niet mogelijk om via ‘Online inschrijven’ zelf aan te geven dat ze een wedstrijdlicentie wensen. Deze kost moet dus achteraf nog apart verrekend worden. Daarom adviseren we om, indien mogelijk, de licentiekost meteen te verrekenen in de kost van de trainingsgroepen.
Via de goedkeuringslijst kan de club bij het goedkeuren van de inschrijving licenties toekennen.
Neen, dit is niet mogelijk. Bedoeling is dat de inschrijving geweigerd wordt en er opnieuw correct wordt ingeschreven. Wat ook mogelijk is: lid goedkeuren en daarna aanpassen en/of verplaatsen van groep.
Let op: dit kan implicaties hebben op de lidgeldberekening!
Inschrijvingen die per ongeluk uit de goedkeuringslijst werden verwijderd (i.p.v. goedgekeurd), kunnen gerecupereerd worden via ‘Terugplaatsen naar goedkeuringslijst’. Via dit tabblad kunnen verwijderde inschrijvingen teruggeplaatst worden. Het is niet mogelijk om in de lijst 'Terugplaatsen naar goedkeuringslijst' inschrijvingen definitief te verwijderen. Ze blijven in deze lijst staan voor het volledige seizoen.
Neen, dit is niet mogelijk. Deze lijst blijft een volledig seizoen bestaan en wordt met de volgende cluboverdracht verwijderd.
In het scherm ‘Trainingsgroepen’ kan er ingegeven worden hoeveel plaatsen er zijn in een bepaalde trainingsgroep (bv. 20 plaatsen). Om te bepalen of een groep vol zit, wordt er gekeken naar 2 cijfers:
Deze cijfers bepalen of de groep nog getoond wordt bij toekomstige inschrijvingen. Is de som van beide cijfers in dit geval 20, dan zal de groep als ‘Volzet’ weergegeven worden.
Van zodra leden goedgekeurd zijn als ‘lid federatie’ komen deze terecht in bij ‘Mutualiteitsattesten’ (rubriek ‘Leden’ van de Clubapp).
Via deze weg is er de mogelijkheid het attest te downloaden, door te sturen via mail of de download ter beschikking te stellen door in te loggen op https://www.gymfed.be/
Ze worden dus niet automatisch verstuurd.
Via ‘Andere betalingsmogelijkheden’ kan de korting van de Uitpas verrekend worden.
Zie: https://helpdesk.gymfed.be/andere-betalingsmogelijkheden/
De trainingen die je configureert in de ClubApp kan je ook zien in het online inschrijven door op het uitvouw pijltje te klikken. De klant kan de trainingsgroepen zien die voor zijn/haar kind geconfigureerd werd op basis van geboortedatum.
Voor het volledige programma verwijzen we graag naar het overzicht/uurrooster van de club op de website, folder,… .
Zorg er voor dat de namen van groepen in het online inschrijven overeenkomen met info op het uurrooster.
De datum van aansluiting wordt door een aantal clubs bijgehouden in een ‘vrij veld’ om bijvoorbeeld leden te huldigen bij x-aantal jaren aansluiting. Meestal wordt dit door de verantwoordelijke van de Clubapp ingevuld bij goedkeuring van de inschrijving. Als je dit veld niet ‘seizoensgebonden’ maakt (geen vinkje bij ‘Seizoensgebonden’, zie image hieronder) hoef je dit slechts 1x in te vullen en wordt deze info meegenomen in het lidprofiel bij de aansluiting in een volgend seizoen.
Dat kan je kiezen. Als er veel groepen zijn, is het handig voor de ouders/leden dat enkel de groepen tevoorschijn komen waar ze voor kunnen inschrijven naargelang hun leeftijd.
Als er geen data wordt ingevuld voor de trainingsgroep, zal deze zichtbaar zijn voor iedereen die wenst in te schrijven.
Er zijn personen die wel of niet bewust foutief inschrijven in vb. wedstrijdgroepen. Eer is geen mogelijkheid om besloten groepen af te schermen.
In de praktijk lossen clubs dit als volgt op:
Mogelijkheid 1:
Mogelijkheid 2:
De tool is voorzien voor de effectieve inschrijvingen. Voor de proeflessen kan er eventueel als volgt gewerkt worden:
Mogelijkheid 1:
Proeflessen worden georganiseerd op het einde van het seizoen (i.p.v. september). Op deze manier heeft de ouder/gymnast tijd om de keuze te maken.
Mogelijkheid 2:
De link voor inschrijven wordt pas ter beschikking gesteld na afloop van de proefperiode.
Mogelijkheid 3:
In de meeste clubs schrijven 90% van de kinderen die een proefles volgen in. Je kan hen laten inschrijven en bij eventuele vroege uitschrijving het lidgeld eenvoudig via Mollie terugbetalen. Zorg hier voor een duidelijke communicatie.
Bv. je kan enkel demo doen als je ingeschreven bent voor een competitiegroep.
Dat is niet mogelijk, hier is een duidelijke communicatie naar de leden belangrijk. Eventueel kan je in de titel van de groep ‘Alleen voor leden competitie’ of 'NA SELECTIE' toevoegen.
Dat klopt, na inschrijving vind je de persoon terug in de goedkeuringslijst.
zie: https://helpdesk.gymfed.be/leden/goedkeuringslijst-online-inschrijven/
Dit is momenteel vastgesteld op 0.39 euro per transactie. Dit wordt aan de club gefactureerd.
Tip: verreken een extra admin- en transactiekost van X euro in het lidgeld!
Tarieven Mollie
De terugbetaling van deze lidgelden kan je eenvoudig regelen via Mollie.
Je kan een pashouder met geldig kansenstatuut altijd herkennen als je zijn/haar kaartnummer ingeeft in balie.uitpas.be. Je ziet dan altijd op zijn/haar profiel als hij/zij recht heeft op kansentarief. Dit is het profiel wat je zou zien als je een UiTPAS-kaartnummer zou ingeven van een persoon die recht heeft op kansentarief.
Je kan ook een kansentarief herkennen aan het UiTPAS-kaartnummer:
Betaling per semester kan je eventueel instellen via de functionaliteit ‘Kortingen startdatum’.
zie: https://helpdesk.gymfed.be/club/lidgelden/kortingen-gezinstarief/
Wordt automatisch berekend voor alle leden
die hetzelfde ‘e-mailadres gezinshoofd’ hebben.
Dit ongeacht het statuut (trainer, bestuurslid, gymnast, medewerker)
vanaf X-e gezinslid = € of % korting/per lid
Vanaf Y-e gezinslid = € of % korting/per lid
Voorbeeld 1
Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
Vanaf 2e lid € 10 korting per lid
1e lid = geen korting
2e lid = € 10 korting lid
3e lid = € 10 korting lid
En elk volgend lid heeft recht op € 10 gezinskorting
Voorbeeld 2
Club bepaalt onderstaande kortingen in de Clubapp
Vanaf 2e lid € 10 korting per lid
Vanaf 3e lid € 0 korting per lid
1e lid = geen korting
2e lid = € 10 korting lid
3e lid = € 0 korting lid
En elk volgend lid heeft geen recht op gezinskorting
Neen, deze zijn niet beschikbaar in het online inschrijven. ‘Extra type bedragen’ zijn supplementen of kortingen die uitgedrukt worden in een bedrag of een percentage. De bedoeling van deze functionaliteit is dat er na inschrijving nog een mogelijkheid is om bestaande lidgelden te corrigeren.
| De functionaliteit 'UIT-pas' en andere vrijetijdspassen en vouchers kunnen toegevoegd worden bij 'Andere betalingsmogelijkheden' (zie in de Clubapp rubriek 'Club' -> 'Clubinstellingen inschrijven' -> Andere betalingsmogelijkheden -> klik op de blauwe knop '+ andere betalingsmogelijkheid toevoegen'. |
Kunnen we bijvoorbeeld de 'kortingen gezinstarief' in absolute cijfers (vb. €30) instellen en de 'korting startdatum' procentueel (vb. 10%).
De club kan er voor kiezen om een 'andere betalingsmogelijkheid' toe te staan. Voorbeeld: betaling via Uitpas, Sportcheques van de gemeente, voucher,…
Dit bedrag/percentage wordt afgetrokken van het openstaande saldo. Bij meerdere inschrijvingen worden de saldo’s opgeteld en past het systeem de korting toe op het opgetelde saldo.
Als je een groep inactief zet (vinkje uit -> zie hieronder), maar wel het vinkje “opnemen bij online inschrijven” wordt deze groep niet weergegeven bij het online inschrijven.
Om de groep zichtbaar te maken voor de 'klant' is het dus noodzakelijk dat beide opties aangevinkt staan.
Het is zo dat we jaren geleden met MailChimp zijn gestart omdat deze tool gratis werd aangeboden en veel mogelijkheden had. De laatste jaren zien we dat het gratis-verhaal ook hier onder druk komt te staan en MailChimp zijn gratis aanbod afbouwt. Andere tools werden in overweging genomen maar MailChimp is voor het gebruik in de clubs toch de beste optie gebleken.
In maart 2023 heeft MailChimp het aantal gratis te verzenden mails aangepast. Voor veel clubs zal dit voldoende zijn, echter vooral voor de grotere clubs zal het aantal credits mogelijks niet voldoende zijn om het aantal te verzenden mails te dekken. Bekijk voor jouw club de beste optie!
Mollie rekent per betaling een transactiekost van 0.39 euro (juni 2024).
Er is een transactiekost voor mollie per transactie, Mollie houdt dit bedrag af van de uitbetaling aan de club. Ze betalen dus minder uit aan de club dan er betaald werd door de klant/lid. Op het einde van de maand kan je dan in je Mollie portaal de factuur downloaden voor deze kosten.
Controleer of de verzonden e-mail in het overzichtsscherm van de mailmodule zichtbaar wordt.
Indien de verzonden mail zichtbaar is (rood kader), kan je volgende acties terugvinden bij de vraag 'Mail niet ontvangen en zichtbaar in het overzichtsscherm'
Als het niet zichtbaar is, zie vraag: 'Mail niet ontvangen en niet zichtbaar in het overzichtsscherm'
Deze mail is toegevoegd als campagne in Mailchimp en dus goed verzonden. Hier kan nog een probleem voordoen met enkele specifieke gebruikers.
Resubscribe a Contact: https://eepurl.com/dyimyD
About Email Reports: https://eepurl.com/dyij5L
Is er geen Mailchimp-account aangemaakt: zie FAQ 'Aanmaken van een Mailchimp-account'.
Ik heb reeds een Mailchimp account
In dit geval moet je controleren of de API-key dezelfde is of in de ClubApp. De API-key kan als volgt gevonden worden in Mailchimp:
About API Keys: https://eepurl.com/dyijVH
In de ClubApp moet deze hier aangevuld worden:
Indien er nog steeds geen mails bij de ontvanger toekomen, controleer volgende 2 punten:
Meer informatie hoe je dit kan terugvinden vind je via volgende link:
About Mailchimp Pricing Plans: https://eepurl.com/dyikcz
Hier heb je 2 opties:
Je vraagt aan de federatie om een Mailchimp account te maken via leden@gymfed.be
Je maakt zelf je Mailchimp account aan, dit doe je als volgt:
Hieronder al je zien dat je eerst je vanaf mailadres moet verifiëren. Graag op die ene link klikken en de stappen volgen.
Personen die zich uitgeschreven hebben terug toevoegen tot de maillist kan als volgt:
1) Inloggen op het mailchimp account van de club
2) In het menu aan de linkerkant navigeer naar 'Audience' > 'All contacts'
3) Hier kan je filteren dat je enkel de 'Unsubscribed' contacten ziet; Nieuw segment toevoegen:
Enkel de unsubscribed contacten weergeven:
Daarna als je iemand selecteert, kan je via acties iemand terug opnieuw activeren:
