Privacy

1. Algemeen

De GYMNASTIEKFEDERATIE VLAANDEREN vzw (Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw) hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. We doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw (Gymfed)
Zuiderlaan 13, 9000 Gent
info@gymfed.be

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw (uitvoering van de overeenkomst)
• Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
• Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
• Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw (gerechtvaardigd belang)
• Deelname aan internationale wedstrijden & stages door elitesporters (gerechtvaardigd belang)

3. Welke gegevens worden verwerkt?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.

Identificatiegegevens:

• Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, gender
• Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid:

• Identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)

Persoonlijke kenmerken:

• (Sporttechnische) diploma’s

Gevoelige gegevens:

• Enkel bevestiging medische geschiktheid (obv medisch protocol – enkel van toepassing voor topsportgymnasten)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Verstrekking aan derden

Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij delen persoonsgegevens met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen of een adequaatheidsbesluit, overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

4.1 Verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor: 

• verwerken van ongevalsdossiers (Ethias)
• het bekomen van subsidies (Sport Vlaanderen)
• de selectie door BOIC en bijhorende activiteiten (BOIC)

4.2 Ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Combell: het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
• Alistar: het verzorgen van IT-infrastructuur
• ProCure: het verzorgen administratie rond opleidingen en bijscholingen

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOC, World Gymnastics en European Gymnastics voor deelname aan internationale stages & wedstrijden.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Door de aansluiting van een minderjarig lid bij Gymfed geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan Gymfed om bovenvermelde gegevens te verwerken.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

6. Bewaartermijn

Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (oa. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na het beëindigen van de samenwerking. Gegevens kunnen geanonimiseerd langer bewaard worden, maar dan enkel voor statistische doeleinden.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding ervan;
• Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

8. Je rechten omtrent de gegevens

• Je hebt het recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
• Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Je hebt recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is. 
• Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen. 
• Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb j het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
• Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw (Gymfed)
Zuiderlaan 13, 9000 Gent
info@gymfed.be

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan vernoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

9. Beeldmateriaal

Gymfed maakt tijdens haar activiteiten, opleidingen en wedstrijden foto’s en video-opnames van de deelnemers en aanwezigen. Dit beeldmateriaal wordt gebruikt in de volledige offline- en online-communicatie van de federatie. Gymfed geeft de desbetreffende fotograaf de toestemming om de gemaakte foto’s eveneens te publiceren via zijn/haar communicatiekanalen. Door in te schrijven voor/deel te nemen aan/aanwezig te zijn op onze activiteiten, opleidingen en wedstrijden geeft u Gymfed toestemming om dit beeldmateriaal te maken en te publiceren. Indien je uitgesloten wenst te worden van deze foto’s/video's, gelieve ons hiervan op de hoogte te brengen.

10. Gymfed-App

Via de Gymfed-App zorgen we voor real time live score van onze wedstrijden. Daarnaast wordt in de App het laatste nieuws in functie van de promotie van de gymsport gebundeld. Via deze applicatie worden geen persoonlijke gegevens verzameld.

12. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Wijziging privacyverklaring

Gymnastiekfederatie Vlaanderen vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigingen. De laatste wijziging gebeurde op 5 februari 2026.